Política de Tratamiento de Datos

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

MR INGENIEROS SAS, sociedad comercial legalmente constituida, de capital privado, con Nit: 804004100 - 3, con domicilio principal ubicado en la estación de servicio Texaco Las Olas - Mamonal km 6 local 205 de la Ciudad de Cartagena, sitio web: MRINGENIEROS.COM.CO, y número de teléfono: 607 6722903, constituida por Escritura Pública No 988 del 26 de Febrero de 1997 otorgada en la Notaría Tercera de Bucaramanga, inscrita inicialmente en la Cámara de Comercio del Bucaramanga el 14 de Marzo de 1997 y posteriormente en la Cámara de Comercio de Cartagena, el 18 de Diciembre de 2018; Transformada en Sociedad por Acciones Simplificada por Acta de Junta de Socios No. 343 del 25 de Febrero de 2013, inscrita inicialmente en la Cámara de Comercio de Bucaramanga el 21 de Mayo de 2013, y posteriormente en la Cámara de Comercio de Cartagena el 18 de Diciembre de 2018 bajo el número 145,564 del Libro IX del Registro Mercantil; que está representada legalmente por el Señor OSCAR MAURICIO GONZALEZ GALVIS, identificado con la cédula de ciudadanía No 91285390, en adelante MR INGENIEROS SAS LA SOCIEDAD, es responsable del tratamiento de datos personales conforme a la legislación vigente.

Por tanto, ha diseñado una política de privacidad que garantice a las personas, la protección del derecho constitucional a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

2. OBJETIVO

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia y supresión de los datos personales tratados por MR INGENIEROS SAS, incluyendo específicamente los datos recopilados a través de la aplicación móvil MRPro+.

3. ALCANCE

Esta política es aplicable a toda información personal susceptible de protección, que haya sido registrada en las bases de datos de MR INGENIEROS SAS, que actúa como responsable del tratamiento de los datos personales. Esta política aplica específicamente para:

• La aplicación móvil MRPro+ disponible en Google Play Store
• El sitio web mrpro.mringenieros.com
• Todas las bases de datos corporativas de MR INGENIEROS SAS

4. TRATAMIENTO DE DATOS EN LA APLICACIÓN MRPro+

4.1. Datos Recopilados por la Aplicación

La aplicación MRPro+ recopila y procesa los siguientes datos personales de los empleados autorizados de MR INGENIEROS SAS:

a) Datos de Identificación y Autenticación:

• Número de identificación (cédula de ciudadanía o documento equivalente)
• Nombre completo
• Correo electrónico corporativo
• Contraseña (almacenada de forma encriptada mediante hash seguro)
• Tipo de documento de identidad
• Lugar de expedición del documento

b) Datos Laborales:

• Cargo o posición dentro de la empresa
• Fecha de ingreso
• Número de nómina
• Departamento o área de trabajo
• Jefe inmediato
• Información de perfil laboral

c) Datos de Contacto:

• Dirección de residencia
• Números de teléfono

d) Firma Digital Electrónica:

• Imagen de la firma del usuario capturada mediante la cámara del dispositivo móvil o seleccionada desde la galería
• Esta firma se utiliza exclusivamente para la autenticación y autorización de documentos internos de la empresa

e) Documentos y Archivos:

• Documentos relacionados con solicitudes de permisos laborales
• Imágenes y archivos PDF adjuntos a solicitudes
• Documentos de soporte para procesos administrativos

f) Datos de Uso de la Aplicación:

• Registro de solicitudes de permisos
• Historial de actividades dentro de la aplicación
• Fecha y hora de registro de actividades

4.2. Uso de la Cámara del Dispositivo

Justificación del Permiso de Cámara:

La aplicación MRPro+ solicita acceso a la cámara del dispositivo móvil únicamente para permitir a los usuarios capturar su firma electrónica durante el proceso de registro y autenticación de documentos. Este permiso es esencial para la funcionalidad principal de la aplicación, que es la gestión de permisos laborales con firma digital.

Uso Específico:

• La cámara se utiliza exclusivamente para capturar la imagen de la firma del usuario
• No se accede a otras imágenes o videos almacenados en el dispositivo
• No se comparten imágenes capturadas con terceros
• Las imágenes de firma se almacenan de forma segura en los servidores de Firebase (Google Cloud Platform) bajo estrictas medidas de seguridad
• El usuario puede optar por seleccionar una imagen desde su galería en lugar de usar la cámara

Sin este permiso, la aplicación no puede cumplir su función principal de autenticación de documentos con firma electrónica.

4.3. Finalidad del Tratamiento de Datos

Los datos recopilados a través de la aplicación MRPro+ se utilizan para las siguientes finalidades:

• Autenticación y Seguridad: Verificar la identidad del usuario y permitir el acceso seguro a la aplicación
• Gestión de Permisos Laborales: Procesar solicitudes de permisos, vacaciones y ausencias laborales
• Firma Electrónica de Documentos: Autenticar documentos internos mediante la firma digital del usuario
• Gestión Documental: Almacenar y gestionar documentos relacionados con procesos administrativos
• Comunicación: Enviar notificaciones sobre el estado de solicitudes y procesos
• Mejora del Servicio: Analizar el uso de la aplicación para mejorar la experiencia del usuario (datos agregados y anonimizados)

4.4. Base Legal del Tratamiento

El tratamiento de datos personales a través de la aplicación MRPro+ se fundamenta en:

• Consentimiento del titular: Al registrarse en la aplicación, el usuario acepta explícitamente esta política de privacidad
• Relación laboral: El tratamiento es necesario para el cumplimiento de obligaciones derivadas de la relación laboral entre el empleado y MR INGENIEROS SAS
• Interés legítimo: La gestión eficiente de procesos administrativos y de recursos humanos

5. SERVICIOS DE TERCEROS Y TRANSFERENCIA DE DATOS

5.1. Firebase (Google Cloud Platform)

La aplicación MRPro+ utiliza los siguientes servicios de Firebase, propiedad de Google LLC, para su funcionamiento:

a) Firebase Authentication:

• Gestión de autenticación de usuarios
• Almacenamiento seguro de credenciales de acceso
• Datos transferidos: email, identificador único de usuario (UID)

b) Cloud Firestore:

• Base de datos en la nube para almacenar información de usuarios, permisos y documentos
• Datos almacenados: información de perfil, solicitudes de permisos, documentos, firmas digitales
• Ubicación de los servidores: Estados Unidos (Google Cloud Platform)

c) Firebase Storage:

• Almacenamiento de archivos e imágenes (firmas digitales, documentos adjuntos)
• Datos almacenados: imágenes de firmas, documentos PDF, archivos adjuntos
• Ubicación de los servidores: Estados Unidos (Google Cloud Platform)

d) Firebase Cloud Functions:

• Procesamiento de documentos y automatización de procesos
• Datos procesados: documentos, solicitudes, notificaciones

5.2. Política de Privacidad de Google

Al utilizar Firebase, algunos datos pueden ser transferidos y almacenados en servidores de Google LLC ubicados en Estados Unidos. Google se compromete a cumplir con las normas de protección de datos aplicables. Para más información, consulte la Política de Privacidad de Google: https://policies.google.com/privacy

5.3. Medidas de Seguridad

MR INGENIEROS SAS implementa las siguientes medidas de seguridad para proteger los datos personales:

• Encriptación de datos en tránsito mediante protocolos HTTPS/TLS
• Encriptación de contraseñas mediante algoritmos de hash seguros
• Control de acceso basado en roles y permisos
• Reglas de seguridad de Firebase para restringir el acceso no autorizado
• Almacenamiento seguro de firmas digitales con acceso restringido
• Auditorías regulares de seguridad

6. DEFINICIONES

Para efectos de esta política, se entenderá invariablemente las siguientes definiciones:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular, para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos y archivos personales que sean objeto de tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Dato semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.
• Datos indispensables: Se entienden como aquellos datos personales de los titulares, que son imprescindibles para llevar a cabo las actividades estatutarias de MR INGENIEROS SAS en todas o algunas de sus etapas productivas. Los datos indispensables deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.
• Datos opcionales: Son aquellos datos que MR INGENIEROS pueda eventualmente requerir para mejorar la prestación de sus servicios o con el fin de ofrecer servicios adicionales.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Habeas data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar, suprimir y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

7. OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para MR INGENIEROS SAS, que actuará como responsable del Tratamiento, pero también será vinculante para su personal interno, proveedores, encargados del tratamiento y el propio titular de la información.

8. PRINCIPIOS RECTORES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de esta política, se aplicarán de manera armónica e integral, los siguientes principios:

• Principio de legalidad: El Tratamiento de los datos personales es una actividad reglada, que se somete a las fuentes formales de derecho, y los instrumentos que las desarrollen.
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, que esté en consonancia con la Constitución y la Ley, y que deberá ser informada al titular en cada caso. En lo correspondiente a la recolección de datos personales, MR INGENIEROS SAS se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o habilitadas legalmente. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
• Principio de seguridad: la información sujeta al tratamiento de MR INGENIEROS SAS o algún encargado del tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

9. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el País, el cual es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.

10. TRATAMIENTO Y FINALIDAD - BASES DE DATOS CORPORATIVAS

MR INGENIEROS SAS actúa como responsable del tratamiento, es decir quien recauda la información y toma las decisiones sobre su utilización. A continuación, se procederá a explicar la descripción, contenido, forma de recaudar y finalidad con la que se recopilan los datos que conforman cada una de las bases de datos que administra LA SOCIEDAD.

10.1. BASE DE DATOS MANUAL - EMPLEADOS

a) Descripción: La Base de Datos contiene la información de los empleados de LA SOCIEDAD, quienes poseen un vínculo laboral con la compañía y se encuentran actualmente activos.

b) Contenido: Nombre, Apellidos, Documento de Identificación, Número de contacto, Dirección, Correo electrónico, Fecha de nacimiento, Hoja de vida física y sus soportes.

c) Forma de recopilación: Hoja de vida física, solicitud directa al empleado y formularios físicos.

d) Finalidad: Selección y contratación, contacto con el empleado, gestión de base de datos interna, presentación de currículums a clientes, citaciones, seguimiento de labores, pago de nómina y actividades de bienestar.

10.2. BASE DE DATOS EMPLEADOS AUTOMATIZADA

a) Descripción: Contiene información de empleados activos con contrato laboral.

b) Contenido: Nombre, Apellidos, Documento de identificación, Número de contacto, Dirección, Correo electrónico, Fecha de nacimiento y Hoja de vida digital con soportes.

c) Forma de recopilación: Formulario de vinculación, solicitud directa e información de la hoja de vida digital.

d) Finalidad: Selección, contratación, pago de nómina, contacto, gestión de base de datos, presentación de currículums, citaciones, seguimiento y actividades de bienestar.

e) Etapas: Los datos se almacenan al contratar, se tratan según las finalidades y se retiran al finalizar la relación contractual.

10.3. BASE DE DATOS PROVEEDORES AUTOMATIZADA

a) Descripción: Contiene información de proveedores con vínculo contractual que facilitan bienes o servicios a la empresa.

b) Contenido: Nombre/razón social, Documento de Identificación, Número de contacto, Dirección, Correo electrónico, Rut y Certificación bancaria.

c) Forma de recopilación: Formulario de vinculación, solicitud directa y software especializado.

d) Finalidad: Contratación, pago de servicios, contacto, gestión de base de datos y citaciones.

10.4. BASE DE DATOS CLIENTES AUTOMATIZADA

a) Descripción: Contiene información de clientes (públicos o privados) que han contratado los servicios de MR INGENIEROS SAS.

b) Contenido: Nombre/razón social, Documento de identificación, Número de contacto, Dirección, Correo electrónico y Rut.

c) Forma de recopilación: Contratos, órdenes de servicio, facturación, encuestas y software especializado.

d) Finalidad: Contratación, estrategias de mercadeo, remisión de ofertas y contacto durante la prestación del servicio.

10.5. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Se podrá hacer uso y tratamiento de datos sensibles cuando el titular haya dado su autorización explícita, sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular, se efectúe en el curso de actividades legítimas de fundaciones u ONGs, se requiera para el ejercicio de un derecho en un proceso judicial, o tenga una finalidad histórica, estadística o científica (suprimiendo la identidad de los titulares).

11. DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar, suprimir y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se les ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.
• Solicitar la eliminación de su cuenta y datos de la aplicación MRPro+.
• Exportar sus datos personales en formato legible.

Para ejercer sus derechos, puede dirigir un correo electrónico a pqrs@mringenierosltda.com. Si considera que no hemos tratado sus datos adecuadamente, puede contactar al delegado de Protección de Datos en la misma dirección o presentar una reclamación ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Nota para usuarios de MRPro+: Los usuarios de la aplicación también pueden solicitar la eliminación de sus datos directamente desde la aplicación o contactando al área de soporte.

12. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

MR INGENIEROS SAS requiere el consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de datos personales, excepto en casos específicos definidos por la ley (requerimiento de autoridad pública, datos de naturaleza pública, registro civil, seguridad nacional, etc.).

En el caso de la aplicación MRPro+: Al registrarse en la aplicación, el usuario debe aceptar explícitamente esta política de privacidad y el acuerdo de firma electrónica. El consentimiento se registra de forma digital y puede ser revocado en cualquier momento.

13. DEBERES Y OBLIGACIONES DE MR INGENIEROS SAS

MR INGENIEROS SAS se compromete a garantizar el derecho de hábeas data, solicitar y conservar la autorización, informar la finalidad de la recolección, conservar la información bajo condiciones de seguridad, garantizar la veracidad de la información, actualizar y rectificar la información, y cumplir con las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Específicamente para MRPro+:

• Implementar medidas de seguridad técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos personales
• Notificar a los usuarios en caso de violaciones de seguridad que puedan afectar sus datos personales
• Permitir a los usuarios acceder, modificar y eliminar sus datos personales
• No compartir datos personales con terceros sin el consentimiento explícito del usuario, excepto cuando sea requerido por ley
• Mantener registros de las actividades de tratamiento de datos

14. MEDIDAS DE SEGURIDAD

MR INGENIEROS SAS adopta los niveles de seguridad requeridos y adecuados a la naturaleza de los datos. No obstante, la seguridad técnica en internet no es inexpugnable y no seremos responsables por actuaciones dolosas de terceros.

Medidas específicas para MRPro+:

• Encriptación de datos en tránsito y en reposo
• Autenticación de dos factores cuando sea posible
• Control de acceso basado en roles
• Monitoreo continuo de seguridad
• Copias de seguridad regulares
• Actualizaciones regulares de seguridad de la aplicación

15. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Está prohibido el tratamiento de datos de menores de edad, salvo aquellos que sean de naturaleza pública y siempre que respondan y respeten su interés superior y derechos fundamentales. Dicho tratamiento requerirá la autorización de su representante legal.

Nota sobre MRPro+: La aplicación está diseñada exclusivamente para empleados adultos de MR INGENIEROS SAS y no recopila datos de menores de edad.

16. CONTROL DE ACCESO Y VIDEOVIGILANCIA

Las áreas con información confidencial tienen control de acceso. Las instalaciones cuentan con cámaras de videovigilancia, y se informa a los titulares sobre ello. Las imágenes se conservan mensualmente, salvo que sean soporte de una reclamación.

17. PROCEDIMIENTOS

Consulta de información: Los titulares pueden consultar su información personal a través de comunicación escrita a la Calle 54b #17-25, Girón, Santander o por correo a pqrs@mringenierosltda.com. La consulta será atendida en un máximo de diez (10) días hábiles.

Actualización y rectificación: Se puede solicitar por los mismos medios, y la solicitud será atendida en los mismos plazos.

Eliminación y revocación: Se puede solicitar por los mismos medios. La revocación del consentimiento no procederá si el tratamiento es necesario para cumplir una obligación legal.

Para usuarios de MRPro+: Los usuarios pueden actualizar su información directamente desde la aplicación en la sección de perfil, o contactar al soporte técnico para solicitudes más complejas.

18. CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DATOS

Período de Conservación:

• Los datos personales se conservarán mientras el usuario mantenga una relación laboral activa con MR INGENIEROS SAS
• Después de finalizar la relación laboral, los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con obligaciones legales y contractuales
• Las firmas digitales y documentos pueden conservarse por períodos más largos si son necesarios para cumplir con obligaciones legales o de auditoría

Eliminación de Datos:

• Los usuarios pueden solicitar la eliminación de sus datos personales en cualquier momento
• La eliminación se realizará dentro de un plazo máximo de 30 días hábiles
• Algunos datos pueden conservarse si es necesario para cumplir con obligaciones legales o resolver disputas

19. PERSONAL ENCARGADO

El área Comercial de la empresa tramitará las solicitudes relacionadas con la protección de datos.

• CARGO: Lider Comercial
• DIRECCIÓN: Calle 54b N°17-25 Barrio Rio de Oro 2 - Girón, Santander
• TELÉFONOS: 607 6467569 - 607 6531356
• MAIL DE CONTACTO: pqrs@mringenierosltda.com

Para consultas específicas sobre MRPro+: Los usuarios pueden contactar al soporte técnico a través de la aplicación o al correo electrónico mencionado anteriormente.

20. ACTUALIZACIONES DE ESTA POLÍTICA

MR INGENIEROS SAS se reserva el derecho de actualizar esta política de privacidad en cualquier momento. Las actualizaciones serán publicadas en esta página web y, cuando sea necesario, se notificará a los usuarios de la aplicación MRPro+ a través de la aplicación o por correo electrónico.

Última actualización: Enero 2025

Versión: 2.0

21. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DEL MANUAL

El presente Manual rige a partir del 20 de Marzo del 2023 y estará vigente mientras se administren bases de datos. Esta versión actualizada, que incluye las disposiciones específicas para la aplicación móvil MRPro+, entra en vigencia a partir de Enero 2025.